【office系列讲座之word】一天一点学word

第一讲：新建Word文档 启动Word 2003应用程序后，Word自动创建一个名称为“文档1”的空白文档。如果要创建新的文档，可以使用下面三种方法： 方法一：按Ctrl+N快捷键 方法二：单击“常用”工具栏的“新建空白文档”按钮 方法三：执行“文件”→“新建…”，启动并使用“新建文档”任务窗格 如果使用前两种方法，Word 2003将基于通用模板创建新的空白文档;使用方法三，有比较多的文档类型可以选择。在任务窗格中，可以新建“空白文档”、“XML文档”、“网页”和“电子邮件”，也可以根据原有文档或模板创建新文档。 1.根据现有文档创建文档 可以创建一个和原始文档内容完全一致的新文档，具体步骤如下： (1)执行“文件”→“新建…”，打开“新建文档”任务窗格。 (2)单击“新建”标题下的“根据现有文档…”，打开“根据现有文档新建”对话框。 (3)在对话框中定位到所要参照的原始文档所在的文件夹。 (4)选择新建文档所基于的文档。 (5)单击“创建”按钮。 具体操作的动画演示过程如下： 2. 使用模板创建新文档 (1)执行“文件”→“新建…”，打开“新建文档”任务窗格。 (2)在“模板”标题下有“本机上的模板”，单击可以打开“模板”对话框，可以根据需要单击打开“常用”、“报告”、“备忘录”等9种选项卡选择模板。 (3)选择一种具体的模板类型，单击“确定”按钮(或直接双击所需模板的图标)，即可以新建此类文档或有向导指示有关文档的具体设置。 如果不能满足要求，还可以选用“Office Online模板”或“网站上的模板”。在“最近所用模板”列出了最近使用过的模板类型，直接单击就可以根据该模板创建新文档。 具体操作的动画演示过程如下：

第二讲：打开文档 Word可以打开的文档类型比较多，包括Word文档、文本文件、Web页、RTF格式文档等等。 启动Word应用程序后，单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，或执行“文件”菜单中的“打开…”命令，即会出现“打开”对话框。 如果知道文档的存储的具体位置和名称(包括主文件名和扩展名)，可以直接在“文件名”文本框中输入文档的完整路径。然后单击“打开`”按钮即可打开文档。 另外一种方法就是沿目录进行查找。过程如下: 1.打开“文件类型”下拉列表，选择要打开的文件类型。 2.打开“查找范围”下拉列表框，选择文档所在驱动器和文件夹。在中间的文件及文件夹列表框中显示出当前文件夹下的文件夹名和指定类型的文件名。 3.选中要打开的文档，单击“打开”按钮，或直接双击即可打开文档。 提示:选取同一文件夹中的多个文档，可以将它们一次性的同时打开。 如果是最近使用过的文档，还可以单击“打开”对话框左侧的“我最近的文档”按钮，在文件夹列表框中选择此文档的快捷方式，单击“打开”按钮，或直接双击即可打开文档。 以下动画用三种方法演示了打开C盘1、2、3三个文本文档的具体过程。

第三讲：以只读方式打开文档 以只读方式打开文档，可以避免改变当前文档的内容。在处理一些重要文档的时候非常有用。 具体步骤如下: 1. 执行“文件→打开”，弹出打开对话框。 2. 在文件和文件夹列表框中选定要打开的文档。 3. 单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，从下拉菜单中选择“以只读方式打开”命令。 注意:以只读方式打开某文档后，该文档窗口标题栏的文档名右侧将添加“只读”字样。此时文档不能以原文件名进行保存，这样可以达到保护原文档的作用。要保存对其的修改，可以换名存盘。 具体操作的动画演示过程如下:

第四讲：管理最近使用文档列表 要打开最近使用过的Word文档，还可以通过单击“文件”菜单下部的文档列表(或在打开“文件”菜单的情况下直接输入文档前的数字编号)来实现。为防止某些重要文档资料泄露，我们也可以删除这个列表，方法如下: 执行“工具→选项”，打开“常规”选项卡，在常规选项中将“列出最近所用文件”项前的“√”去掉。 注意: 1. 如果想在以后显示打开最近文档的记录，可以勾选此项，还可以设置要显示的文档信息数目，默认为4个，最多可以显示最近所使用的9个Word文档。 2. 使用此列表打开文档还有另外一种方法:打开“文件”菜单，然后直接输入要打开文档前的编号。 具体操作的动画演示如下:

第五讲：制作稿纸 我们已经知道了根据模板可以新建不同类型的文档，在Word中有一类叫作“模板向导”，它将一个具体任务分解成一个个步骤，引导使用者操作或进行设置，下面就以Word的稿纸向导为例看看它们的使用方法。 执行“文件→新建→报告”，双击“稿纸向导”，在打开的“稿纸向导”对话框单击“下一步”按钮依次进行设置。 1. 页面设置。有三个选项:B5纸、A4纸、B4纸。 2. 网格设置。有两种不同类型的稿纸布局:20x20 和 20x15。每页总格数将显示在右下角。 3. 选择网格线的种类。一般都选择第一种“网格”。 4. 选择页号位置。如果选择“右下角”，每页总格数将不再显示。如果添加附注，将出现在页面左下角。 5. 单击“完成”按钮即按照设置显示出稿纸。 具体操作的动画演示过程如下:

第六讲： 打开文档的副本是指在打开某一文档时，原文档保持不变并生成一个副本。用户将对副本进行操作，从而起到保护原文档的作用。 具体步骤如下: 1. 执行“文件→打开”，弹出“打开”对话框。 2. 在文件和文件夹列表框中选定要打开的文档。 3. 单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，从下拉菜单中选择“以副本方式打开”命令。 以只读方式打开某文档后，该文档窗口标题栏的原文档名左侧将添加“副本(1)属于”字样。 提示: 如果想对某一文档(以下称之为目标文档)编辑修改并重命名，还可以采用另一种方法“根据现有文档新建”文档。步骤: 1. 执行“文件→新建...”，在“新建文档”任务窗格中，在“新建”下方，单击“根据现有文档...”。 2. 在打开的“根据现有文档新建”对话框中定位到目标文档所在的文件夹并选择新建文档所基于的文档。 3. 单击“创建”。Word将创建新文档，文件名为“文档×”，完全采用目标文档的格式，可以把它看作是一个尚未存盘的目标文档的副本。 具体操作过程如下:

第七讲：打开FTP服务器上的文档 在连入Internet(或局域网)的情况下，使用Word可以直接打开FTP服务器上的某个文档，用户不必将文档下载到本地磁盘，只需要登录到这台服务器就可以打开相应的文档。在打开FTP服务器文档之前，用户可以按以下步骤将FTP服务器的地址添加到FTP站点列表中。 1.选择“文件”菜单中的“打开...”命令，将弹出“打开”对话框，在“查找范围”中选择“添加/更改FTP位置”，打开“添加/更改FTP位置”对话框。 2.在“FTP站点名称”文本框中输入FTP地址。如果登录该FTP站点不需要输入用户名，选择“匿名”选项;如果必须输入用户名，则需选择“用户”选项，然后在右侧文本框键入一个用于登录FTP服务器的用户名。在“密码”框中可以指定登录此站点所用的密码，如果不需要密码可以将此框留空。 3.设置完毕后单击“添加”按钮将此地址加入FTP站点列表中。如果要修改FTP站点的用户名或密码，可以在列表框中选择该站点，然后在相应的位置进行修改，最后单击“更改”按钮。 4.单击“确定”按钮关闭“添加/更改FTP位置”对话框。“打开”对话框中将显示出添加或更改后的FTP站点列表。选择相应的FTP站点，Word自动与远程服务器连接，并在列表框中列出该服务器的目录结构，用户可以在其中选择并打开某一文档。 提示:用户也可以在“打开”对话框的“文件名”框中输入FTP地址来寻找或直接打开某一文档。 具体操作的动画演示过程如下:

在连入Internet的情况下，用户还可以打开位于Internet网上的文档，步骤如下: 1.单击“打开”按钮，弹出“打开”对话框。 2.在“文件名”框中输入要打开文档的网络地址，此地址必须包括文档名。 3.单击“打开”按钮，Word将连接Web服务器，然后以“只读”的方式打开该文档。 具体操作的动画演示过程如下

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