【office系列讲座之excel】一天一点学excel

大家知道，Excel内置了大量的序列（星期、日期、序数等），我们可以通过下面两种方法来方便快捷地输入这些内置序列： 1、选中A3、A4两个单元格，分别输入“序数”的前面两个数值（如1、2），然后同时选中这两个单元格，再将鼠标移到A4单元格右下角成“细十字线”状时，按住鼠标左键向下拖拉至最后一个单元格，松开鼠标，即可快速输入相应序数。 注意：这种“细十字线”状态，我们通常称之为“填充柄”状态。 2、选中保存序列的第1个单元格（如B3），输入序列中某个元素（如“甲”等），然后用“填充柄”拖拉，即可地拖拉过的单元格区域中输入该序列。 具体操作的动画显示过程如下：

如果我们经常需要在Excel中输入同样的一列数据（如员工的姓名），我们可以将它们定义成内置序列，然后用“填充柄”拖拉输入。 先将序列元素输入到一列（行）连续的单元格区域（如B3至B14）中，然后执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，按“导入”按钮前面的红色按钮，选中上述序列区域，再按红色按钮返回，单击一下“导入”按钮，最后确定退出即可。 在某个单元中，输入员工姓名序列中某个姓名，然后用“填充柄”拖拉，即可快速输入该员工姓名后面的其他员工姓名。 具体操作的动画显示过程如下：

在Excel中，输入超过12位的数值，系统自动将其转换为科学记数格式，如果输入超过15位的数值，系统自动将15位以后的数值转换为“0”。这种转换对于我们需要输入一些特殊数值（如身份证号码）时，就不能符合我们的要求了。为了能让这些长位数数值完整显示出来，就必须用下面两种方法，将单元格转换成文本格式，然后再输入。 方法一：在输入这些长数值时，先输入一个英文状态下的单引号（“'”），然后接头输入数值即可。 注意：这种方法适合输入少量的长数值，且输入的英文状态下的单引号不影响显示和打印。 方法二：选中相应的单元格区域，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数值”标签下，选中“文本”选项，确定返回，再在上述单元格中输入长数值就行了。 具体操作的动画显示过程如下：

学生的考试成绩通常位于0—100之间，在用Excel登记学生的成绩时，为了防止输入的成绩超出范围，我们用“数据有效性”功能来控制一下。 选中保存成绩的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“小数”选项，然后在下面分别输入最小值（“0”）和最大值（“100”）；切换到“输入信息”标签中，设置提示信息；切换到“出错警告”标签下，设置出错提示及处理方法。全部设置完成后，确定返回。 注意：不进行“输入信息”和“出错警告”设置，不影响此有效性的使用。 以后再输入成绩时，当输入的成绩不在0—100之间时，系统会给出相应的提示，并拒绝接受录入的数值。 具体操作的动画显示过程如下：

如果在某些单元格中需要输入固定格式的数据（如“职称”等），我们可以通过“数据有效性”建立一下下拉列表，来进行选择输入，以方便统一输入的数据。 选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素（如“高级工程师,工程师,助理工程师,技术员,其他职称”等），确定返回。 注意：各元素这间请用英文状态下的逗号隔开。 选中上述区域中某个单元格，在其右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素（如“助理工程师”），即可将该元素输入到相应的单元格中。 具体操作的动画显示过程如下：

员工的身份证号码应该是唯一的，为了防止重复输入，我们用“数据有效性”来提示大家。 选中需要建立输入身份证号码的单元格区域（如D3至D14列），执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式：=COUNTIF(D:D,D3)=1，确定返回。 以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框，并拒绝接受输入的号码。 具体操作的动画显示过程如下：

现在的中文输入法，都具有“软键盘”功能，利用“软键盘”可以快速输入一些特殊符号。 展开任意一个中文输入法（如“快乐五笔”），右击状态条右边的“小键盘”，在随后弹出的快捷菜单中，选择一种软键盘（如“希腊字母”），在随后弹出的软键盘上，点击相应的按键，即可输入相应的符号。 注意：输入完成后，再按一下输入法状态条上右边的“小键盘”即可关闭软键盘，输入后续中文字符。 具体操作的动画显示过程如下：

1、设置水平对齐方式：默认情况下，在单元格中输入字符时，水平靠左，输入数值时，水平靠右。我们可以利用“格式”工具栏上的快捷按钮，调整水平对齐方式。 选中需要设置水平对齐方式的单元格区域，单击“格式”工具栏上相应的水平对齐按钮即可。 2、设置垂直对齐方式：默认情况下，在2002及以后的版本中，单元格的垂直对齐方式是“居中”的，一般不需要调整；而在Excel2000及以前版本中，单元格的垂直对齐方式是“靠下”的，需要通过“单元格格式”对话框进行调整。 选中需要设置垂直对齐方式的单元格区域，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”标签下，单击“垂直对齐”右边的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择一种对齐方式（如“居中”，确定返回即可。 注意：如果需要将标题放在整个表格的中间，除了可以利用“合并及居中”的方式外，也可以仿照上述操作，在“单元格格式”对话框中，设置“水平对齐”方式为“跨列居中”及可。 动画示意如下：

1、拖拉法：将鼠标移到行（列）标题的交界处，成双向拖拉箭头状时，按住左键向右（下）或向左（上）拖拉，即可调整行（列）宽（高）。 2、双击法：将鼠标移到行（列）标题的交界处，双击鼠标左键，即可快速将行（列）的行高（列宽）调整为“最合适的行高（列宽）”。 3、设置法：选中需要设置行高（列宽）的行（列），执行“格式行（列）行高（列宽）”命令，打开“行高（列宽）”对话框，输入一个合适的数值，确定返回即可。 具体操作的动画显示过程如下：