返回信息流当时得知自己论文中了之后我一脸懵，无从下手，学校网站提供的信息又太少（但官方信息请一定查阅）。此帖为记录自己在中ISWCS2018会议之后申请研究生院资助、办理签证、购买机票等必要步骤，不完全适用于所有情况，仅供大家参考。此外，有任何流程上的问题，咨询方式按优先级排序为：1、学校国际处、研究生院等官方机构；2、实验室老师；3、有过出国开会经验的同学。
注：报销事项待更新。
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10.11更新报销事项
1.录用通知：
收到congratulation邮件，论文已中。
2.注册会议：
会议主办方发送registration邮件，http://transalpino-eventos.com/site/iswcs2018/Registration，
选择合适的会议注册类型，支付。通常使用Visa卡支付，没有的小伙伴最好提前办一张，出境使用也比较方便。
3.申请邀请函：
注册成功后就可以根据会议的政策申请邀请函了，我们的是需要提供一些个人信息给指定的邮箱，之后他们会把邀请函发给你。
4.护照+签证：
学校集体户口的需要去北邮人主页借户籍卡，北太平庄派出所办新身份证（办过的就不用了，签证可以用老身份证）
办理护照（照片可自带）。
葡萄牙为申根签证，http://www.vfsglobal.cn/Portugal/China/ 查看所需要的文件。
开国际会议就周围人经验来看选择的是商务签证。下面列出的内容为申请葡萄牙签证需要办理的手续，具体文件请参考不同国家的签证申请材料准备。
4.1 买机票，携程上购买，选择合适的日期，索要行程单（单独付快递费），预定完成后会给邮箱发送电子版的预订单，用于签证申请，这部分可以使用国内信用卡付。
4.2 酒店（非签证必需），根据学校规定的上限来挑选合适的酒店，booking上预定，不用提前花钱，可以免费取消，并且预定成功后还会给发送预订单。
4.3 在读证明，自己写好中英文版的北京邮电大学在读证明，去教一423盖章。
4.4 法人证明，首先写一张事业单位法人证明申请表，导师或辅导员签字，拿到教二四楼院务盖学院的章，之后去小白楼404取法人证明不予证明（就是代表我们学校是事业单位存在但是不给证明），盖好校章。
4.5 邀请函。
4.6 买保险，申根签证有保险要求，淘宝一搜一大堆，选择自己合适的，感谢小伙伴帮忙买了，自己没怎么操心这个。需要保单原件。
4.7 户口本首页，北邮人主页借户口页，申请通过后去保卫处一楼领取。
4.8 银行流水，办理签证时注意出具出资证明或者银行卡余额超过1w元。
5.学校办理审批手续：
学校月初定期发布资助通知，如《关于启动2018年7月期资助研究生出国（境）参加高水平国际会议工作的通知》，可定期关注。
到北邮研究生院查看《北京邮电大学研究生出国（境）参加国际学术会议资助实施细则》，确定学校会报销的费用，2018年6月版本是报销机票、住宿费和会议注册费。
学校审批通常来说需要的材料有：审批表、录用通知书（学校要求必须标出口头宣读部分，可以打印会议官网的no-show policy，用来表明你必须本人亲自参加这个会议）、邀请函（中英文）、个人行程安排（中英文，在研究生院给的通知的附件中有模板）、英文成绩单、论文首页。审批表需要学院签字盖章，盖好之后交到教一423，等审批通知。
6.审批通过
审批结果可以在信息门户或者研究生院通知查看。收到审批通知后取回自己的材料。
7.出国准备材料
进海关的时候需要携带：会议邀请函、注册收据邮件（任何证明你是来这个国家开会以及停留时长的文件）
8.报销材料
回国后，保留好各项票据，包括机票、住宿（酒店结账离开的时候在前台索要）、注册费等。
事项如下：
o 撰写会议总结（内附参会照片），提交总结和出入境记录（电子版），邮件发送给国际处老师，领取出访批件扫描稿；
o 按照此链接内信息准备一份材料，链接：https://grs.bupt.edu.cn/content/content.php?p=3_28_1096
o 上述材料是给研究生院的，研究生院审核没有问题之后需要再将材料交至财务处。财务处需要的材料略有不同，见附件图片。
o 所有材料交至财务处后，如果有问题财务处会给你打电话，没问题就可以等报销了。
至此所有的流程已经结束。9.17去教一提交的报销材料，9.19交至财务处，九月底收到了报销费用，效率很高，点赞。
附录：
1.北邮研究生院网站：https://grs.bupt.edu.cn/
2.报销上限见https://grs.bupt.edu.cn/content/content.php?p=3_28_1096《关于研究生院资助研究生出国（境）参加学术会议报销的通知》
3.财务处报销清单中的③《北京邮电大学因公出国出境经费证明》材料已经不再需要，可忽略
这是一条镜像帖。来源：北邮人论坛 / paper / #31319同步于 2018/9/4
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【分享】开完ISWCS回来，分享一些出国开会需要准备的内容
noah123
2018/9/4镜像同步32 回复
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